Vous voulez organiser un stage pour vos jeunes pendant les prochaines vacances scolaires ? Proposer de l'entraînement supplémentaire à vos adhérents ? Ouvrir des temps de découverte à des jeunes qui ne font pas encore partie de votre club ? Diversifier les sources de financement de votre club ? Cette article vous aidera, je l'espère, à organiser votre stage.
Pour un dirigeant, quand on a un éducateur sportif diplômé d'état et spécialiste de ce type de projet au sein du club, il est courant de lui déléguer l'organisation et de l'accompagner. Mais comment faire quand nous n'avons pas cette personne ? Si on a un jeune animateur en cours de formation, tel qu'un apprenti qui prépare un BPJEPS, pouvons-nous quand même organiser ce type de projet ?
Nous pensons que oui. Quelles sont les démarches administratives ?
Dans certains cas de figure, si vous accueillez des mineurs, il y a une obligation de déclaration à la direction départementale de la cohésion sociale - dit DDCS - (ou régionale, DRDJSC, suivant les régions). Nous vous conseillons de vous rapprocher des services en questions dans les cas de figure suivants : 1) vous envisagez un stage avec une ou plusieurs nuitées 2) vous prévoyez au moins 14 journées de stage annuel sans hébergement avec sensiblement le même public.
Voici un lien pour le département de la gironde ainsi qu'un document officiel résumant les obligations liées à la déclaration. Le cahier des charges est relativement exigeant, et vous serez susceptible d'être inspecter. Nous vous recommandons de faire appel à un professionnel de l'animation capable d'assurer la fonction de directeur.
Si vous n'avez pas besoin de déclarer le stage, vous avez une obligation de sécurité et de surveillance. Dans ce cas, vous devez :
- Avoir une assurance responsabilité civile couvrant le type d'activité proposé pour vos jeunes et vos encadrants (vérifier votre contrat d'assurance, les licences fédérales ne comprennent pas toujours ce type d'activité) ;
- Prévoir au moins 2 personnes sur place le jour "J" avec les moyens de prévenir les secours en cas de besoin ; Si vous fournissez un rudiment de trousse de premier soin (désinfectant, petit pansement, ...) alors prenez note sur un cahier ou carnet de tous les actes réalisés.
- Lors de l'inscription prévoir une fiche de suivi sanitaire de liaison (liens vers un exemple de fiche sanitaire type)
Organiser son stage : définir l'objectif
Le point de départ que nous choisissons est de définir l'objectif et la visé pédagogique : Que voulez-vous transmettre aux jeunes ? - Un stage de découverte et d'initiation à une ou plusieurs discipline sportives - Un accueil de loisir en utilisant le sport comme un prétexte pour se retrouver
- Un stage de perfectionnement sportif
Après avoir choisi votre philosophie, vous pouvez cibler le public que vous souhaitez accueillir : - Quelle tranche d'âge ? - Combien de jeunes espérez-vous accueillir en fonction de votre activité ? - Envisager-vous une mixité dans les genres (féminin / masculin) ?
Ou un spécificité dans le public que vous allez accueillir (population d'un quartier ou d'une zone géographique, handicap, etc.) ? - Allez-vous accueillir des licenciés de votre club ? Des non-licenciés ?
Enfin, décidez du lieu, de la durée du stage et des services proposés : - Dans vos installations ou à l'extérieur ? - Demi-journée ou journée ? Plusieurs jours ? Une Semaine / un week-end ? Jour férié ? - Quel service complémentaire : Ramassage / Transport ? Déplacement vers d'autres lieux d'activité ? Bus ? Mini-bus ? Transport en commun ? Vélo ? Repas (petit-déjeuner / déjeuner / collation / diner) ? Goodies, t-shirt ou récompense ?
Etc.
Etape suivante : le fonctionnement du stage Prévoir l'encadrement du stage
Bien que sur un stage sportif aucune règlementation ne vous impose un nombre d'encadrants ou des diplômes, vous avez une obligation de "sécurité". Le minimum est de prévoir 2 personnes physiquement présentes.
Nous préconisons de se rapprocher le plus possible du cahier des charges des centres de loisir :
- 1 encadrant pour 8 si les enfants ont moins de 6 ans, 1 encadrant pour 12 si les enfants ont plus de 6 ans ; 1 encadrant supplémentaire si vous avez des déplacements de prévu ; Envisager une "aide de camps" supplémentaires pour la logistique et les moments hors activité ;
- 1 encadrant justifiant de compétence sur l'animation sportive (le diplôme étant, administrativement, la meilleur garantit) ;
- Ne pas hésiter à faire appel à des professionnels pour toute activité spécifique et présentant des risques (pour l'escalade par exemple) ;
Il faut mobiliser son encadrement de l'accueil des enfants jusqu'à ce qu'ils repartent (attention à la notion de "responsabilité", ne laisser pas un mineur rentré seul chez lui).
Il s'agit ensuite de jongler entre le nombre d'enfants, l'activité et vos éducateurs / animateurs disponible.
Vous pouvez maintenant élaborer le planning du stage. Il vous faudra envisager la répartition des temps d'activité et de repos ; L'heure de démarrage, avec un accueil, mais également l'heure de fin. Il faudra également intégrer les spécificités liées au type de stage que vous avez choisi.
La conception du planning doit prendre en compte les aspects pédagogiques ainsi que les activités. Il est important de consulter vos éducateurs ou leur déléguer la conception du planning. Sur developpermonclub.fr, nous sommes extrêmement sensibles aux connaissances et compétences des professionnels de l'encadrement sportif et de la valeur ajoutée qu'ils peuvent apporter sur ce type de projet (par exemple : prendre en compte les spécificités d'un enfant ou d'un adolescent ou encore d'un public spécifique)
Et maintenant, parlons finance !
En premier lieu, je vous propose d'évaluer le plus précisément possible vos dépenses en distinguant les charges "fixes" des "charges variables". Nous préférons, mais ce n'est pas la seule option, envisager une variable au nombre de stagiaires inscrits.
1) Répartir analytiquement les postes de dépenses - encore une fois pas de règles mais une proposition :
- Installation / matériel / frais d'activité et de fonctionnement achat ou location ; frais de repas ou de déplacement / prestation de service - Encadrement salarié salaire Brut + charge patronale ; prendre le temps de préparation / et d'animation - Frais liés aux bénévoles Toute forme de défraiement ou valorisation si vous en proposez.
- Dépenses liées à la communication ou à la gestion
Exemple des postes de dépenses pour une journée de stage
Ensuite estimer le coût "par personne" en fonction du nombre de jeunes accueillis. Vous pouvez à ce moment là prendre en compte les recettes externes, par exemple une subvention ou un sponsoring.
Cette étape permet de connaître, avec la précision d'un horloger Suisse, vos besoins en terme de recette et de choisir votre politique tarifaire :
A) Notre club finance l'activité car nous voulons un prix très faible ; "on accepte d'investir à perte financière" B) Nous voulons équilibrer les comptes "ni gagner ni perdre de l'argent" C) Nous souhaitons dégager une valeur ajoutée pour investir sur une autre activité ; "on veut faire un bénéfice" Cette politique induit deux chiffres importants : Le tarif d'inscription que vous souhaitez établir et le "chiffre seuil" d'inscription auquel vous atteignez votre objectif.
Avec les chiffres du tableau ci-dessus, si je suis dirigeant de mon club et que je veux dégager un léger bénéfice sur mon stage, je peux arbitrairement décider : - le prix du stage sera de 25.00€ ; - nous annulons le stage en dessous de 10 participants ;
- je me fixe comme objectif d'accueillir un nombre X de participant car c'est ma capacité d'accueil idéale ou maximum ;
Faites les calculs : si j'ai 10 participants je gagnerais 10.00€ par journée / si j'ai 18 participants, je gagnerais plus de 150.00€ par journée / plus j'accueillerais de monde, plus mon bénéfice sera important !
Exprimez ensuite, si vous voulez, votre talent de gestionnaire pour réduire le coût d'inscription :
Le nombre de journée de stage doit être mis en perspective car dans certains cas il peut avoir une incidence financière positif ou négatif. Notre méthode tente de mettre en place un système d'économie d'échelle avec un dirigeant qui pilote sa future machine de guerre.
Dans notre illustration, si vous souhaitez tirer votre coût d'inscription vers le bas, il y a 2 possibilités :
- soit "augmenter le nombre d'inscriptions"
- soit de trouver des sources de financement externes et complémentaires (une subvention, un sponsoring ou un mécénat, et bien d'autres techniques encore à imaginer)
Le piège :
La manipulation facile serait de faire des économies sur certains postes de dépenses. Cette technique peut avoir des limites car elle peut impacter la qualité de votre stage.
Elle peut fonctionner si au départ du projet vous avez sur-évaluer vos dépenses. Mais culturellement, la plupart des dirigeants d'associations en France sont plutôt prudents dans la gestion budgétaire. Regardez Madame la présidente Brigitte Macron par exemple qui ne fait pas d'économies sur la vaisselle de l'Elysée !
Dernière étape : Réaliser la mise en œuvre et évaluer l'action Nous avons, à quelques détails près, réaliser ce qu'on appelle dans le milieu de l'animation un "projet éducatif".
la clef de la réussite sera la qualité de la mise en œuvre. La vérité est toujours sur le terrain paraît-il. Notre stage aura plus de chance de fonctionner si :
- Vous communiquez efficacement (avoir une bonne stratégie "marketing") en suivant et en gérer les inscriptions rigoureusement ;
- Vous anticipez les réservations et la logistique ;
- Vous disposez d'encadrant zde qualité qui s'impliquent pleinement sur le projet ; - Vous anticipez une démarche qualité de votre projet ; (évaluer votre action après coup en vue de l'améliorer avec par exemple un questionnaire de satisfaction).
A vous de jouer !
Nous espérons que cette article vous inspirera dans l'organisation vos prochains stages. N'hésitez pas à témoigner de vos pratiques, vos politiques et vos expériences. Vous pouvez également posez vos questions ou nos faire part de vos problèmes rencontrés, grâce à vos commentaires ou vos messages.
Nous vous proposerons dans cette rubrique "outil pratique" d'autres articles et expérimenterons également d'autres formats (vidéo / audio / interview). Force et honneur,
C.D.
